Les organismes de formation sont le premier maillon du dispositif : ce sont eux qui alimentent le passeport pour la majorité des formations en santé et sécurité. Voici ce que vous devez déclarer, quand, et comment éviter que cela ne devienne une charge administrative quotidienne.
Mise à jour : 31 août 2026 — rédigé par FORMYA, organisme de formation certifié Qualiopi.
Sont concernés les prestataires d'actions de formation dispensant des formations en santé et sécurité au travail répondant aux critères d'éligibilité du dispositif. Le statut juridique importe peu : SAS, association, formateur indépendant déclaré, service de formation interne à un groupe dès lors qu'il agit comme organisme.
Ce qui compte, c'est la nature des formations dispensées. Un organisme dont tout le catalogue porte sur la bureautique ou le management n'est pas concerné. Dès qu'une seule action relève de la santé et sécurité au travail au sens des 4 catégories, l'obligation s'applique pour cette action.
Cas fréquent : la sous-traitance. Lorsqu'un organisme sous-traite une session à un formateur ou à un confrère, la déclaration incombe à l'organisme titulaire de l'action — celui qui a contractualisé avec le client et émet le certificat de réalisation. Cadrez ce point dans vos contrats de sous-traitance pour éviter les doubles déclarations ou, pire, les absences de déclaration.
Vous déclarez, pour chaque travailleur formé, la formation éligible que vous lui avez dispensée. Le périmètre couvre les formations relevant des quatre catégories :
Le détail de chaque catégorie, avec des exemples de formations réelles, figure sur notre page quelles formations déclarer.
Une déclaration relie trois éléments : un travailleur, une formation, une date. Concrètement, vous transmettez les données permettant d'identifier de façon fiable le stagiaire formé, l'intitulé et la nature de la formation suivie, sa date de réalisation, et le cas échéant l'attestation ou le certificat délivré.
Les champs exigés et leur format précis sont définis sur le portail officiel et peuvent évoluer : consultez la documentation en vigueur avant de construire votre export.
Le vrai enjeu opérationnel, c'est la qualité de vos données stagiaires. Un prénom mal orthographié, une date de naissance absente, un homonyme mal rattaché : ces erreurs bloquent l'appariement. Corriger vos feuilles d'émargement et vos fiches d'inscription en amont vous coûtera moins cher que de reprendre les rejets un par un.
| Échéance | Ce qui s'applique à vous |
|---|---|
| 1er septembre 2025 | Entrée en vigueur de l'obligation de déclaration pour les organismes de formation. |
| 1er juillet 2026 | La déclaration porte sur les formations répondant aux critères d'éligibilité des 4 catégories. |
| 16 novembre 2026 | Ouverture prévue de l'espace personnel aux travailleurs : vos déclarations deviennent visibles par les personnes formées. |
Ce calendrier est celui communiqué par les pouvoirs publics ; il peut évoluer. Vérifiez les échéances applicables sur le portail officiel.
Retenez surtout la date du 16 novembre 2026 : à partir du moment où les travailleurs consultent leur passeport, toute déclaration manquante devient visible par votre stagiaire et, indirectement, par son employeur. C'est le moment où la qualité de vos déclarations devient un sujet de réputation.
Le portail propose deux modes de déclaration :
Le parcours complet est décrit sur notre page comment déclarer étape par étape.
Vos clients employeurs découvrent le dispositif en même temps que vous, et ils ont une inquiétude très concrète : « est-ce que mes salariés apparaîtront bien ? ». L'organisme qui sait répondre clairement à cette question prend un avantage immédiat sur celui qui hésite.
Trois gestes simples :
FORMYA est un organisme de formation certifié Qualiopi et traite ses propres déclarations. Si vous êtes une entreprise et que vous cherchez un organisme qui gère ce volet sans vous le laisser sur les bras, parlons-en. Découvrez nos formations en santé et sécurité au travail ou notre formation SECUFER pour les interventions en milieu ferroviaire.
L'obligation de déclaration porte sur la nature des formations dispensées, pas sur la détention de la certification Qualiopi. Un organisme qui dispense des formations éligibles en santé et sécurité entre dans le périmètre, qu'il soit ou non certifié — la certification conditionnant, elle, l'accès aux financements publics et mutualisés.
Oui, dès lors qu'il dispense lui-même, en tant que prestataire de formation déclaré, des formations éligibles en santé et sécurité au travail. En revanche, un formateur sous-traitant intervenant pour le compte d'un organisme n'a pas à déclarer en doublon : c'est l'organisme donneur d'ordre, titulaire de l'action, qui déclare.
La déclaration doit intervenir dans le délai fixé par la réglementation applicable, après la réalisation de la formation. Les modalités et délais précis figurent sur le portail officiel : en pratique, la bonne habitude consiste à déclarer dans la foulée de l'émission du certificat de réalisation, tant que le dossier est ouvert.
La déclaration est une obligation légale de l'organisme ; elle n'est pas conditionnée à l'accord du travailleur. En revanche, celui-ci dispose de droits sur ses données personnelles, qu'il exerce auprès du responsable de traitement du service officiel. Informez vos stagiaires de cette déclaration dans vos documents d'entrée en formation.
Oui, sans changement. Le certificat de réalisation reste obligatoire et constitue le justificatif de référence, notamment pour la prise en charge OPCO. Le passeport s'ajoute ; il ne remplace rien.
FORMYA vous aide à faire le point sur vos formations en prévention, vos obligations et les échéances de vos déclarations. Réponse sous 24 h ouvrées, sans engagement.
Gratuit et sans engagement.
Un échange de 15 minutes suffit à savoir quelles formations de vos équipes entrent dans le périmètre du passeport, et lesquelles doivent être renouvelées.