La déclaration se fait sur le portail officiel, depuis votre espace employeur ou votre espace organisme de formation. La difficulté n'est pas technique : elle est dans la préparation des données. Voici le parcours complet, et les pièges qui font perdre du temps.
Mise à jour : 31 août 2026 — rédigé par FORMYA, organisme de formation certifié Qualiopi.
C'est le point que tout le monde sous-estime : l'essentiel du travail se situe avant la connexion au portail. Une déclaration ne prend que quelques minutes ; réunir des données propres pour cent salariés prend une journée.
Préparez trois choses :
Conseil de terrain : constituez un seul tableur de référence — une ligne par couple salarié / formation, avec date, catégorie, organisme, échéance de recyclage. Ce tableau vous servira pour la déclaration, pour vos audits, pour vos donneurs d'ordre et pour anticiper vos renouvellements. C'est le livrable le plus utile de toute la démarche.
Listez les formations en santé et sécurité réalisées sur la période. Séparez immédiatement ce qui a été dispensé par un organisme externe (il déclare) de ce que vous avez organisé en interne (vous déclarez).
Rattachez chaque formation à l'une des quatre catégories. Écartez les formations métier : elles ne relèvent pas du dispositif.
Vérifiez, pour chaque personne formée, les données d'identification exigées. Une identité approximative empêche le rattachement au bon passeport : la formation existe, mais elle n'apparaît nulle part.
Connectez-vous à votre espace employeur ou organisme de formation sur le portail officiel, via l'identification numérique de votre structure. Prévoyez du temps pour cette étape si c'est votre première connexion : les habilitations d'accès sont une formalité administrative qui peut demander quelques jours.
Deux options selon votre volume : saisie unitaire ou dépôt de fichier (voir ci-dessous).
Consultez le compte rendu de traitement, corrigez les lignes rejetées, et conservez une trace de ce que vous avez déclaré et quand. Cette trace est votre preuve de diligence.
| Saisie unitaire | Dépôt de fichier | |
|---|---|---|
| Pour qui | Quelques déclarations par mois | Volumes réguliers ou campagnes de rattrapage |
| Avantage | Aucune préparation, immédiat | Un lot entier en une opération |
| Limite | Chronophage au-delà de quelques dizaines de lignes | Exige un fichier au format attendu, sans erreur |
| Bon réflexe | Déclarer juste après la session | Tester d'abord sur un petit lot |
Le format de fichier attendu et les champs obligatoires sont documentés sur le portail officiel : partez toujours du modèle en vigueur plutôt que de reconstruire un export maison.
Trois réflexes utiles :
Méfiez-vous des sites qui proposent de « déclarer pour vous ». La déclaration s'effectue depuis votre propre espace sur le portail officiel. Aucun prestataire ne peut se substituer à vous, et aucun service ne devrait vous demander vos identifiants d'accès. Un accompagnement légitime porte sur la préparation des données et sur les formations elles-mêmes — pas sur vos codes.
De la même manière, méfiez-vous des appels vous annonçant une « mise en conformité obligatoire payante » au titre du passeport : le service public est gratuit. Ce qui a un coût, ce sont les formations que vous devez à vos salariés — et ce coût est généralement prise en charge par votre OPCO.
Si vous préférez avancer avec quelqu'un qui connaît le sujet, faites le point avec FORMYA : nous identifions les formations concernées, nous vous aidons à structurer votre tableau de recensement, et nous délivrons les formations manquantes. Appelez le 06 71 37 01 39.
Non. passeport-de-prevention.fr est un site d'information et d'accompagnement édité par FORMYA. Les déclarations s'effectuent exclusivement sur le portail officiel.
Oui : l'accès s'effectue via l'identification numérique de votre structure, selon les modalités décrites sur le portail officiel. Anticipez cette étape administrative, qui prend souvent plus de temps que la déclaration elle-même.
Signalez-le via les fonctions de correction proposées dans votre espace déclaratif. Le doublon n'a pas de conséquence sur la conformité de l'employeur, mais il brouille la lecture du passeport du travailleur.
Pour une entreprise d'une cinquantaine de salariés, comptez généralement une à deux journées de travail — dont l'essentiel sur le recensement et la mise au propre des données, la déclaration elle-même étant rapide une fois le fichier prêt.
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Gratuit et sans engagement.
Un échange de 15 minutes suffit à savoir quelles formations de vos équipes entrent dans le périmètre du passeport, et lesquelles doivent être renouvelées.