Passeport de prévention : le guide de l'employeur

Êtes-vous concerné ?

Si vous employez au moins un salarié, la réponse est oui. Le Passeport de prévention ne prévoit ni seuil d'effectif, ni exclusion sectorielle. Sont concernées les entreprises du BTP comme les cabinets tertiaires, les commerces, l'industrie, la logistique, la restauration, les collectivités et les associations employeuses.

Ce qui varie, ce n'est pas le fait d'être concerné, c'est le volume de formations à déclarer. Une entreprise de maintenance industrielle avec des habilitations électriques, du travail en hauteur et des CACES® aura beaucoup à déclarer. Un cabinet de conseil de 8 personnes, très peu — mais pas zéro.

Ce que vous devez déclarer

Le principe est simple : vous déclarez ce que vous organisez vous-même. C'est-à-dire les formations en santé et sécurité au travail dispensées en interne, au bénéfice de vos salariés, sans passer par un organisme de formation externe.

Exemples typiques de formations organisées en interne :

• l'accueil sécurité au poste d'un nouvel arrivant, lorsqu'il constitue une action de formation structurée ;
• une formation gestes et postures animée par votre préventeur ou votre animateur QHSE ;
• une sensibilisation au risque routier conduite par un formateur interne ;
• une formation au port des EPI ou à l'utilisation d'un équipement de travail spécifique ;
• une formation à la conduite d'un équipement préalable à une autorisation de conduite que vous délivrez.

Dans tous ces cas, aucun organisme externe ne déclarera à votre place : si vous ne le faites pas, la formation n'apparaîtra nulle part.

Ce que vous n'avez pas à déclarer

• Les formations dispensées par un organisme externe — c'est lui qui déclare. Votre travail consiste à vérifier que la déclaration a bien été faite.
• Les formations métier sans objectif de santé et sécurité : logiciel, technique de vente, langue, management.
• L'acte d'habilitation ou d'autorisation lui-même. Une habilitation électrique ou une autorisation de conduite est un titre que vous délivrez : c'est la formation préparatoire qui entre dans le passeport, pas le titre.
• Les informations médicales du salarié, qui relèvent du service de prévention et de santé au travail.

Cette distinction est la source d'erreur numéro un. Notre page quelles formations déclarer détaille chaque catégorie avec des exemples concrets.

À partir de quand : le calendrier employeur

Ces échéances relèvent du calendrier de déploiement communiqué par les pouvoirs publics et peuvent évoluer : vérifiez-les sur le portail officiel. Notre page calendrier reprend l'ensemble des dates, acteur par acteur.

Comment procéder concrètement

La déclaration s'effectue depuis votre espace employeur sur le portail officiel, auquel vous accédez avec l'identification numérique de votre entreprise. Deux modes de saisie sont proposés : la saisie unitaire, formation par formation, adaptée aux petits volumes ; et le dépôt de fichier, qui permet de déclarer un lot de formations en une fois — indispensable dès que vous gérez plusieurs dizaines de salariés.

Le détail du parcours pas à pas est décrit sur notre page comment déclarer dans le Passeport de prévention.

Se préparer en 5 étapes

1. Listez vos postes et vos risques. Partez de votre DUERP : chaque risque identifié appelle en général une formation. C'est la base la plus fiable, et elle existe déjà.
2. Rattachez une formation à chaque risque. Travail en hauteur, électricité, manutention, incendie, produits chimiques, circulation d'engins, risque routier, risques psychosociaux.
3. Séparez l'interne de l'externe. Deux colonnes : ce qu'un organisme dispense (il déclare) et ce que vous animez vous-même (vous déclarez).
4. Repérez les trous et les échéances dépassées. C'est l'étape la plus utile : dans la pratique, la majorité des entreprises découvrent à ce moment-là un ou deux recyclages expirés.
5. Comblez, puis déclarez. Déclarer une situation non conforme ne la rend pas conforme ; formez d'abord, déclarez ensuite.

Notre checklist des formations à déclarer reprend ces cinq étapes sous forme de liste de contrôle à parcourir en quelques minutes.

Les erreurs fréquentes

• Croire que l'organisme de formation couvre tout. Il couvre ce qu'il dispense, pas vos formations internes.
• Confondre formation et habilitation. Vous déclarez la formation ; l'habilitation reste votre acte juridique.
• Attendre la dernière échéance. Le travail de recensement prend plus de temps que la déclaration elle-même.
• Oublier les salariés temporaires. Intérimaires, saisonniers, apprentis : leur formation à la sécurité est due, souvent renforcée pour les postes à risques.
• Négliger les échéances de recyclage. Une formation expirée est un manque de conformité, qu'elle soit déclarée ou non.

Se faire accompagner

FORMYA est un organisme de formation indépendant certifié Qualiopi. Nous intervenons sur les deux volets que le passeport met en lumière :

• Identifier les formations obligatoires liées à vos postes réels, et repérer les manques ;
• Délivrer les formations correspondantes — habilitation électrique, CACES®, travail en hauteur, incendie, gestes et postures, prévention des risques — et, pour le secteur ferroviaire, la formation SECUFER.

Nos formations sont finançables par votre OPCO. Faites le point avec nous ou appelez le 06 71 37 01 39 — l'échange dure une quinzaine de minutes et vous repartez avec la liste de vos obligations réelles. Vous pouvez aussi consulter l'ensemble de nos formations en santé et sécurité.